实训 活动的策划1. 策划活动的第一步,是要为活动制订一个切实可行的、正确合理的活动目标。目标确定不了,或者目标有误,都不可能策划出好的活动方案。
实训步骤1 制订一个正确合理的活动目标
为活动制订一个正确合理的目标,是活动开展的基础。目标的制订要实事求是,达到跳一跳摘桃子的程度。
实训技能点
以总体公关策略为依据
综合公众和组织的共同需要
目标要切合实际
实训分解
1.依据
·确定一项公共关系活动的目标,应该以组织的总体公共关系策略为依据。
2.需求
·目标的确定首先要清楚地把握公众的期望和需求,第二才是组织的传播需求。综合两方面的需求,才能制订正确的活动目标。
3.目标
·目标要切合实际,不应订得太高,太高了难以实现。反之,如果目标订得太低,即使成功了,实际意义也不大。
实训步骤2 活动目标的类型及影响因素
实习员工小邓刚刚到公关部一个月就赶上并参与了此次活动。为了确定本次活动的目标,公关部开会讨论了三次还没有确定下来。小邓觉得公关部的效率有问题,他把想法告诉了公关部经理。经理理解小邓的想法,并告诉小邓目标确立的复杂情况及影响目标制订的两种主要因素。
实训技能点
目标的两种类型
影响目标制订的两种主要因素
实训分解
1.目标的两种类型
·预告性目标,用以设定在公共关系活动实施之后达到的效果。
·促进性目标,是为了通过公共关系活动推动信息的传播,而传播的结果不宜用数据来衡量,影响的因素很多。
2.影响目标制订的两种主要因素
·经费的因素。一般说来,投入的经费和产生的效果是成正比的。
·时间的因素。公共关系传播是一种双向的沟通传播,要力促公众接受某一信息或某一新的观念,则需要一定的时间。
实训步骤3 确定活动的目标公众
作为活动的策划者,在确定了活动目标之后,必须寻找和确定活动的目标公众,这样活动的目的性、针对性和效果才会大大提高。
实训技能点
目标公众确立的标准
目标公众确立的方法
实训分解
1.找出公共关系活动组织的目标公众群
2.以公共关系活动目标为标准,在公众群中列出本项公共关系活动的目标公众
3.以定性分析或定量分析的方法确定
·定性分析,是根据公众的不同特性予以划分及分析,包括按类型划分、按人口特性划分、按人的心理行为特征划分。
·定量分析,一般通过数据统计的模式来进行。例如,通过问卷抽样调查了解公众对组织知名度、美誉度的评价等。
实训步骤4 与活动目标公众进行信息沟通
活动目标公众一旦确定,就要与目标公众进行系列信息沟通。否则,活动很难取得理想的效果。
实训技能点
信息沟通的重要性
沟通的方法
实训分解
1.信息沟通是公众关系处理的基础性的重要工作,只有充分沟通,才能相互了解,相互支持,相互合作,化解矛盾,消除危机
2.沟通的方法
·收集信息,指社会组织通过社会调查、情报收集、环境监测等了解公众情况。
·发布信息,向公众发布信息的方式有:通过报刊、广播电视、互联网发布信息,举办各种会议、展览展示、庆典、开放参观日、专题活动等,刊发广告,编发简报、年报、手册、公开出版物等。
实训步骤5 一个优秀的主题设计应该符合哪些要求
一个成功的活动离不开一个脍炙人口的主题,一个优秀的主题从一定程度上保证了活动的广度和深度。
实训技能点
优秀主题的四个基本要求
实训分解
一个优秀的主题设计应该符合下列基本要求:
1.主体与活动的目标一致
2.主体必须富有特色
3.主题设计既要适应公众的心理,又要促进公众的心理进步
4.主题要易于传播
实训步骤6 主题在活动中的角色
主题对活动的重要性是不言而喻的。为了便于主题的广泛传播,必须进行反复提炼。那么,主题在一个活动中扮演着怎样的重要角色呢?
实训技能点
主题在五个方面的重要角色
实训分解
1.主题是一项活动向公众倾诉的中心思想
2.主题是主宰活动的灵魂
3.主题活动是活动最重要的环节之一
4.准确确定主题,活动才有意义
5.主题精彩则为高质量的活动奠定了成功的基础
实训步骤7 创意在策划中的地位
在活动的策划过程中,经理和主管一直在用各种方法激发大家的灵感,以期得到最好的创意。创意在策划中有着怎样的地位呢?
实训技能点
创意与主题的关系
创意与策划的关系
创意的源头
创意的核心
实训分解
1.创意是对主题创造性的发展既要保持与主题一致,又要精彩地表现主题
2.创意要与策划的基本要素相适应
3.创意是一个吸纳、提炼的创造性劳动过程,无创造性劳动就不会有创意,但没有吸纳各种社会资讯、各种经验也不会有创意产生
4.创意必须具有鲜明的个性,个性特征是创意的核心
实训步骤8 创意思维方法的步骤
创意思维虽然是创造性思考的过程,但也并不是天马行空,胡思乱想,而是有一定的方法、有必须经历的步骤的。
实训技能点
五个步骤
实训分解
1.收集原始资料
2.仔细阅读理解所有收集的原始资料
3.放开题目,放松自己
4.创意出现
5.对萌发的创意进行细致的修改、补充、锤炼、提高
实训步骤9 文案的撰写
文案写作是公关关系活动的一个重要环节,策划方案要通过文案的表达传递给受众,不仅内容要好,排版、装订等细节也不能忽视。
实训技能点
撰写文案的程序
文案撰写的要点
文案的排版和装订
实训分解
(一)撰写策划方案的程序:
1.阅读和理解各种相关资料
2.拟定策划提纲
3.充实内容
4.集中精力撰写
5.修改提炼
(二)文案撰写要点:
1.清晰界定公共关系的问题
2.公共关系活动的目标
3.目标的公众
4.活动内容构思
5.传播策略
6.评估的方法
7.费用预算
(三)文案的排版和装订技巧:
训训步骤10 文案的发表
文案策划基本完成,公关部准备向领导进行集中汇报,同时将策划文案向部分客户企业进行“发表”。为了取得好的效果,公关部做了三个方面的准备。
实训技能点
如何完成发表
企业应该进行哪准备工作
发表者应该做的准备工作
实训分解
(一)公司应如何完成“发表”,如何进行准备?
1.公司应如何完成发表
·为“发表”进行准备。
·掌握“发表”技巧。
·善于答辩。
·态度诚实、谦逊、令听众更易于接受自己的方案。
2.公司应该进行哪准备工作
·了解听众情况。
·把握“发表”的目的。
·把握“发表”的时间。
·充分运用视觉资料作为发表的辅助工具。
·会场的理想设置。
·“发表”者要做好演讲准备。
(二)“发表”者应做好哪些演讲的准备工作?
1.准备好讲解提纲
·讲解提纲应该抓住重点,以论点、论据、论证的三段论方式扼要说明。最好能事先写发言卡片(一个问题一个卡片),握于手中备用。
2.事前排练
·即使是经验丰富的人士,排练同样是重要的。可能的情况下应请专家、朋友或同事先听听你的讲解,这是“发表”成功的秘诀之一。
3.注意语言的修炼
·尽量不要使用抽象的过于专业的语言或华丽的辞句,要以朴实的语言引起听者的信赖。作结论时,别忘了使用能引起听众做出决策的语言。
实训步骤11 编制预算
经费是保证活动能够顺利开展的基础,也与活动的效果成正比。在具体操作中,花费还是要量力而行,杜绝铺张浪费。
实训技能点
编制预算的条件和原则
预算的项目内容
实训分解
(一)编制预算的条件和原则:
1.基本条件
·应有一个既定的项目计划。
·预算和估算可能获得的资源和费用。
·对市场价格行情有充分的调查了解。
2.基本原则
·提高预算的准确度。
·预算项目要实事求是。
(一)大型活动预算的项目内容有哪些?
1.场地费用
2.物资费用
3.礼仪费用
4.保安费用
5.宣传费用
6.项目开支
7.餐饮费用
8.劳务费用
9.不可预见的费用
10.承办费用
实训步骤12 公关活动的人员管理
活动中,人员管理的首要原则是安全。只有保证了人员的安全,才能保证活动的成功。活动时人多、事杂,必须事先考虑周全,保证人员管理万无一失。
实训技能点
人员管理的工作内容
防止活动场地的人员拥挤和火灾隐患
实训分解
(一)活动现场人员管理包括哪些方面的工作?
1.预留足够的行动空间
2.设计合理、通畅的行走路线
3.表示明确的活动指引
4.制定活动现场人员控制计划
5.人群疏散的管理
6.出席活动嘉宾的指引
(二)在对活动人员进行管理时如何预防人员拥挤和火灾隐患的发生?
1.制定活动现场人员控制计划
·应充分考虑场地的承受能力,设计额定人数。一旦活动现场人员骤然增多,就应该马上控制活动场地内人员的增长,应马上将进入场地的人流分成一组,然后分组、分时间段让人员入场,这样才能有效控制活动场地内的人员数量。必要的时候,活动场地内可以配置导游人员,指引参加活动的人。
2.人群疏散管理
·尽量在活动场地四周迅速开放放射性的通道,让人们可以迅速向四面八方离散。如果场地条件不允许,活动指挥机构应该分期分批让人们离场,以策安全。有必要时,还应与公共交通部门联系,请公共交通车辆配合人们的返程。
实训步骤13 大型公关活动的分解
很多公关项目都是非常复杂和庞大的,整个活动可能会耗时几个月,牵涉若干个国家和城市。合理的工作分解对项目成功至关重要,能够清楚各项工作,便于管理和推进活动。
实训技能点
什么是活动分解
分解活动应该注意哪些问题
实训分解
(一)什么是活动分解?
1.定义
·活动分解就是将整个项目工作按照可以交付执行的原则进行不断分解,直至分解成可以充分控制项目进度、成本、质量的程度。
2.作用
·合理的工作分解对项目成功至关重要,能够减轻管理上的负担。
3.如何分解
·进行分解的工具叫做工作分解结构,就是把项目工作按照一定的要求分解成特定的工作任务,或者特定的“工作包”。
(二)分解工作应该注意哪些问题?
1.分解后的工作任务是可以交付执行的工作任务或工作项目
2.对工作任务的描述应是清晰的、易于理解的
3.工作任务尽量与工作机构的职能部门设置相对应,如场地管理、会计管理、设计等
4.不要任意将工作分解至最低程度,过细的分解反而会造成不必要的混乱
5.工作任务应清晰定义其开始时间和结束时间
实训步骤14 活动实施的操作设计
公共关系活动的实施操作非常繁杂,时间高度集中,成败的机会只有一次。在正式进行之前,必须做出周密的安排,这就是实施的操作设计。
实训技能点
实施设计的五个原则
用工具解决轻重缓急问题
双坐标推展的利用
实训分解
(一)活动实施设计要把握的五个原则:
1.各项工作要全面纳入计划管理,不要出现死角,真正保证每件事都有责任人负责
2.各项工作要分门别类划分管理
3.做计划的时候,要全面衡量好时间进程与工作任务的协调
4.制订现场工作计划时,要注意平衡每个工作人员的任务负荷,同时要注意不要安排一个人在同一个时间同时负责两个工作项目,或一个人同时负责两个不同空间的工作
5.制订现场工作计划时,工作任务要安排到最小的单位为止
(二)关键路径法:
在活动实施操作计划中,遇到扯皮现象时双方会互相抱怨,进而影响活动的正常进程。那么,可以采取什么样的管理工具来解决分清轻重缓急的问题呢?
1.采取关键路径法
·关键路径法帮助我们找出工作任务的关键路径,以便更有效地开展管理工作。每个项目的工作程序都有一条关键路径。关键路径就是指决定项目运行周期的路径。如果关键路径上的任何一项工作被延误,整个项目的完成日期就会被延误。所以,主要任务是关键路径上的任务。
2.绘制关键路径法
·在关键路径图上,箭头是工作任务,圆圈是工作任务的终节点,粗箭线是关键路径,关键路径上的关键任务有着严格的顺序关联。
(三)双坐标推展法:
在很多活动中,都会有多项内容同时进行的情况。如何用双坐标推展法保证当天各项工作有条不紊地进行呢?
1.以时间进程与活动程序两项元素作为纵坐标,以工作任务划分作为横坐标,根据时间要求和工作任务进展设计具体的工作划分计划
2.横坐标的编排技巧
·以时间和议程两项为主线。
·以专业因素作为分组标准。
·同一时间段内,每一小组的工作不能过于集中,应均衡分配力量。
·同一工作小组,工作空间不应过大。
·每一工作任务都有前呼后应,“呼”是准备,“应”是具体执行。
实训步骤15 活动中音像制品的制作
活动当天,现场需要一个大型电脑喷画制作的背景图、一本精美的宣传画册以及一个电视专题片。
实训技能点
制作画册
电脑喷画的制作程序
电视专题片的制作过程
实训分解
(一)如何制作宣传画册?
1.收集图片和文字资料
2.图、文资料编辑
3.版面设计
4.电脑排版
5.分色及彩色打样校对
6.印刷装
(二)电脑喷画的制作程序:
1.选择设计使用的图片和文字
2.版面设计
3.电脑排版
4.喷画及安装
(三)电视专题片的制作过程:
1.收集电视专题片的素材
2.编写文字剧本
3.编写分镜头剧本,一般由导演执行
4.拍摄准备,包括场景选择、演员、化妆师
5.拍摄
6.后期制作,包括编辑、效果制作、配音配乐,最后合成为一部完整的专题片